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20/09/2018

Un caos bien organizado

Psicología deportiva

Son muchas las ocasiones y las horas que la gente dice ‘estar organizándose’. Esta frase, bien puede referirse a organizarse la próxima hora, semana o el próximo año.

Tampoco se quedan atrás las sesiones y las famosas ‘tareas para casa’ que los psicólogos (y otros profesionales como coaches o mentores) emplean con sus clientes/pacientes destinadas, principalmente, a ayudar a la persona en cuestión a organizar sus actividades. En definitiva, a organizar su vida.

La desorganización lleva a perder tiempo, oportunidades, cosas e incluso relaciones. Ahora bien, ¿qué se entiende por organización?

Según la R.A.E., la organización es ‘la acción de ordenar, de poner las cosas en su lugar.  Si se amplía el concepto de ‘cosas’ a ideas, acciones, proyectos o cualquier otro hecho presente en la vida de una persona. Cuando se habla de organizarse, se habla de encajar los diferentes aspectos de la vida de tal forma que cada uno tenga ‘su lugar’. De esta forma, sabremos dónde, en qué momento y hacia qué dedicar nuestra energía. Pues estará determinado por la en la faceta de nuestra vida que tengamos delante.

Lo anterior, en la práctica se traduciría a decidir y planificar qué acciones están relacionadas con cada ámbito de nuestra vida. Así como a determinar un tiempo y espacio concreto para dedicarles a estas. Por ejemplo, si una persona organizada está en el trabajo, dedicará la mayor parte del tiempo a acciones que tengan que ver con el trabajo. Por otro lado, en casa su energía se empleará para solventar problemas del hogar o atender relaciones familiares. Por el contrario, si la persona (supongamos que por falta de organización) decide dedicarse al trabajo cuando está cenando con su pareja (algo que a pocas parejas les resultará placentero). Mientras decide, solucionar en el trabajo los problemas inminentes que esto le traerá a su relación. No se nos hace difícil imaginar las dificultades que esta persona tendrá y la gran hace la utilidad de ser organizado.

Obviamente, esto en la práctica es mucho más complejo. Los problemas de las personas no desaparecen según el ámbito de la vida en el que se encuentre. Pero esta visión, por simplista que parezca, ayuda a entender cómo la organización puede evitar que nos dediquemos en vano a cosas, que en determinados contextos no tienen cabida, ni solución.

Ahora bien, suponiendo que un mínimo de organización es necesario para afrontar una vida exigente (con numerosas demandas que requieren de mucha dedicación) de forma exitosa y sin que ello nos cueste la salud ¿Qué pasa con todas esas personas caóticas, en apariencia desorganizadas, pero que son capaces de rendir (bien) en la mayoría de los ámbitos de su vida, en llevar a cabo diferentes proyectos y en cumplir con las demandas de una vida más o menos exigente? ¿Resulta, acaso, que este tipo de personas están por encima, de esa necesidad tan humana de organización?

Es aquí cuando comprendí, que la organización no es sinónimo de orden. El orden es tan sólo una de las patas de la organización. Una pata muy visible, y muy importante. Pero no la única.

Después de analizar el concepto desde mi experiencia personal y profesional, así como tras recurrir a la literatura que aborda el presente tema (Cladellas, 2008; Claessens, Van Erde, Rutte, y Roe, 2007; Reverón 2015; Salguero, 2003), entendí que la acción de organizar, puede dividirse en otras tres acciones. Las cuales son más o menos independientes entre sí:

PRIORIZAR: Decidir de qué es urgente y qué es importante. De qué me tengo que encargar primero. En este punto la matriz de Eisenhower, aunque otra vez algo simplista, pues en la vida real los límites se difuminan, resulta extremadamente útil. Esta matriz, divide las tareas/problemas en cuatro, ordenados por orden de prioridad:

  1. Urgente e Importante. Es algo necesario y no puede esperar à HAZLO YA
  2. Urgente, pero algo menos importante. Es necesario hacerlo ya, pero no tan importante como para que tengas que encargarte sí o sí tú de hacerlo. à DELEGA ¿Quién puede hacerlo por ti?
  3. Importante pero no urgente. Debe de hacerse pero no corre prisa à PLANIFICALO PARA LUEGO
  4. No urgente, ni tan importante. ¿Es necesario? à ELIMINALO DE LA LISTA

 

ORDENAR: En este apartado entran todas las acciones dirigidas a ‘poner las cosas en su lugar’. Puede tratarse de acciones más evidentes (Como el orden físico) o menos (como ordenar nuestras ideas). A continuación, ejemplos concretos de cómo lograr ser efectivos en este punto:

-Limpieza visual: Tener el espacio despejado y visualmente ordenado.

-Agendar: organizar en el tiempo, reservar días.

-Hacer listas: Al plasmar en el papel las acciones podemos tacharlas cuando estén terminadas.                 Eliminándolas también de nuestra mente.

-Cada cosa en su lugar: En la medida de lo posible, tener un espacio destinado a cada ámbito.   Será más fácil distinguir a qué debemos dedicarnos en cada momento y contar con el     material necesario para cada actividad, en función del espacio en el que estemos.

 

OPTIMIZAR: Esto es, con los recursos disponibles, encontrar la mejor forma de realizar una actividad. Para ello es imprescindible:

  1. Tener claro el objetivo
  2. Recursos necesarios
  3. Recursos disponibles

El punto 1. Hace referencia a lo que se quiere conseguir exactamente (meta), pero sobre todo a los pasos intermedios necesarios para conseguirlo (objetivos). Muchas veces, las personas se embarcan en grandes proyectos, con grandes metas muy claras. Pero se les olvida, o no dejan plasmado de forma clara los diferentes objetivos intermedios que deben alcanzar en el camino hacia la meta.

El punto 2 y 3 hacen referencia a recursos como pueden ser el tiempo, el dinero, el espacio, las personas, los materiales o el conocimiento. Antes de emprender una actividad, o como mínimo en el trascurso de esta, debemos ser conscientes de 1. Los recursos mínimos imprescindibles para llevar a cabo la actividad. La pregunta a responder sería ¿Qué me hace falta? Y 2. Saber cuáles son los recursos reales de los que dispongo y, en caso de no tenerlos, cómo puedo conseguir aquellos que necesito. Respondiendo a preguntas como ¿Qué tengo? ¿Puedo conseguir lo que me falta? En caso afirmativo, ¿Dónde y cómo?

A pesar de que estas acciones son consideradas independientes. En la tarea de optimizar, por ejemplo, la priorización y el orden resultan tremendamente útiles. Tanto para plantear objetivos, como para conocer de forma pormenorizada los recursos necesarios y disponibles

Por lo tanto, aunque para una organización ideal, el dominio de las tres habilidades (priorización, orden y optimización) sea necesario. En la vida real pocas veces se dan situaciones ideales. Lo más probable es que la persona no domine todas a la perfección. De hecho, seguramente alguna de las tres sea un punto fuerte de su personalidad, mientras que en otra no se llegue ni al aprobado. Conocer nuestros puntos fuertes para potenciarlos y sacarles partido. Así como nuestros débiles, para intentar trabajarlos o subsanarlos, resulta muy útil a la hora de afrontar cualquier tarea. Especialmente en la organización. Puede que seamos un desastre ordenando nuestra agenda. Pero si disponemos de habilidades de optimización, el poco tiempo del que disponemos (por no tener bien organizada la agenda o no saber eliminar ‘falsas prioridades’), lo aprovecharemos de forma óptima.

 

 

REREFENCIAS

 

Claessens, J., Van Erde, W., Rutte, G., y Roe, A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255-276.

Cladellas, R. (2008). La ausencia de gestión de tiempo como factor de riesgo psicosocial en el trabajo. Intangible Capital, 4(4), 237-254. doi: 10.3926/ic.2008.v4n4.p237-254

Reverón, N. (2015). La gestión del tiempo (Trabajo de fin de grado). Universidad de La laguna, Facultad de economía, empresa y turismo. La Laguna, Tenerife.

Salguero, A. (2003). Cómo ser eficaz y administrar su tiempo. Ediciones Díaz de Santos.

 

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